Personligt AI-system: så byggde jag mitt eget WorkOS

Jag var evinnerligt trött på känslan av att ha tappat något. Ett SMS jag inte svarat på. Ett mejl som glidit ner i inkorgen. En LinkedIn-tråd, ett Teams-meddelande, kanske något på Messenger. Hade vi inte bestämt något den 15:e? Jag hade ett vagt minne av det. Så jag satte mig med min favorit-AI Claude och vi byggde ett system. Jag kallar det WorkOS, mitt personliga operativsystem för arbetet.

Problemet: bollar som faller mellan stolarna

De flesta av oss lever ett arbetsliv fördelat över ett dussin kanaler. Man kastar sig mellan möten, hjälper kollegan som lät förvirrad, svarar i telefon när någon ringer och vill sälja mobilabonnemang. Informationen kommer från alla håll samtidigt, och ingen enskild plats håller helheten.

Resultatet är en lågintensiv stress som sällan tar slut. Det är inte att man gör fel saker. Det är känslan av att man kanske har missat något viktigt, utan att veta vad. Det var den känslan jag ville bli av med. Inte genom att jobba mer, utan genom att bygga en struktur som fångade allt innan det hann falla.

Vad ett personligt AI-system faktiskt är

WorkOS är inte en app jag laddade ner. Det är ett personligt AI-system: en samling kommandon, kopplingar och regler som jag och Claude designat tillsammans, anpassade efter exakt hur jag arbetar. Tänk det som ett operativsystem, men för arbetsdagen i stället för datorn.

Kärnan består av tre delar. Kopplingar till mina system, så att AI:n kan läsa var jag faktiskt står. Kommandon som startar återkommande rutiner. Och Skills, återanvändbara arbetssätt som ger AI:n omdöme i specifika situationer. Tillsammans gör de att jag slipper hålla allt i huvudet.

Det här är samma princip som jag skrivit om tidigare: när vem som helst kan bygga sina egna verktyg förändras hur arbete blir gjort. Skillnaden här är att verktyget är byggt för en enda användare. Mig.

/morning: dagen börjar med ett kommando

Varje morgon kör jag kommandot /morning. Då går Claude ut och frågar mina kopplade system efter information. Vad har hänt sedan igår? Vad väntar idag? Finns det något som behöver uppdateras, till exempel i CRM-systemet? I så fall gör vi det direkt.

Sedan skapar vi en plan för dagen tillsammans. Inte en generisk att-göra-lista, utan en prioriterad ordning baserad på vad som faktiskt är viktigt och brådskande. Det tar några minuter. Och de minuterna ersätter den där diffusa morgonkänslan av att inte riktigt veta var man ska börja.

Det viktiga är att rutinen är just en rutin. Den händer varje dag, på samma sätt, oavsett om jag känner mig produktiv eller inte. Strukturen är inte beroende av min dagsform. Det är hela poängen.

Skills: när experterna sitter med vid bordet

Den del jag är mest stolt över är mina Skills. Det är arbetssätt jag byggt utifrån två personer vars tänkande jag litar på i säljfrågor: Johan Sköld och Henrik Larsson Broman. Jag har destillerat insikter från deras föreläsningar till regler som AI:n kan tillämpa på mina verkliga affärer.

Johan-skillen är väldigt rak och tydlig. Den säger saker som "spill inte mer tid på den personen, sätt den till lost" och "ge inte efter utan att få något tillbaka". Det är obekväma sanningar som är lätta att skjuta upp när man fattar dem själv, men svåra att ignorera när systemet påpekar dem varje morgon.

Henrik-skillen jobbar på en annan nivå. Den tipsar mig om vilken köpkomplexitet som är relevant för en given affär, och om jag kan haka på någon av de större trenderna i kundens situation. Det lyfter samtalet från ren transaktion till något mer strategiskt.

Tillsammans gör de att jag har två erfarna säljtänkare med vid bordet varje dag, utan att jag behöver boka in dem. Det är inte att AI:n ersätter deras omdöme. Det är att den hjälper mig att faktiskt använda det jag redan lärt mig av dem.

Pipeline och CRM, nästan på autopilot

En stor del av WorkOS handlar om försäljning. Tillsammans värderar vi kunderna i min pipeline och gör en plan för hur vi ska arbeta med var och en. Vilka är heta? Vilka har stått still för länge? Var ligger nästa steg, och vem väntar på mig?

Det här bygger vidare på det jag och teamet lärt oss om AI och försäljning. Den stora skillnaden mot en vanlig CRM-genomgång är att jag inte behöver komma ihåg att göra den. Den är inbyggd i morgonrutinen, och AI:n kommer ihåg sammanhanget mellan dagarna.

Konkreta saker det här fångar:

• Kunder som glidit ur fokus och behöver en uppföljning innan de svalnar helt.
• Affärer där nästa steg ligger hos mig, men där jag tappat tråden.
• Möjligheter att koppla en kunds situation till en relevant trend eller insikt.
• Tillfällen att fatta det jobbiga beslutet att släppa en affär som inte leder någonstans.

Den oväntade effekten: en beteendeförändring

Systemet är fortfarande inte perfekt. Men det blir bättre för varje dag. Och det roliga, det jag inte hade räknat med, är att jag märker en tydlig beteendeförändring hos mig själv.

Jag har blivit betydligt mer strukturerad. Jag prioriterar min att-göra-lista dagligen, eller "ordnar" den som scrum-gänget gärna påpekar att det heter. Och kanske viktigast: jag tar tag i mina surdegar tidigare. De där sakerna man helst skjuter på tills de blir akuta får nu en knuff varje morgon.

Det är värt att stanna vid. Verktyget ändrade inte bara vad jag gjorde, det ändrade hur jag betedde mig. Strukturen gjorde det lättare att vara den jag ville vara ändå. Det är den största vinsten, större än någon enskild boll jag fångat.

Så kan du tänka om du vill bygga ditt eget

Du behöver inte vara utvecklare för att börja. Det jag byggt är resultatet av samtal med en AI om hur jag faktiskt arbetar, inte av kod jag skrivit. Om du vill ta första steget skulle jag föreslå tre saker.

• Börja med smärtan, inte tekniken. Vad är det som faktiskt faller mellan stolarna för dig? Bygg systemet runt det problemet.
• Gör det till en daglig rutin. Ett kommando du kör varje morgon slår en avancerad lösning du kör ibland.
• Lägg in ditt eget omdöme som regler. De bästa Skills jag har är de som tvingar mig att följa råd jag redan vet är rätt.

Och förvänta dig inte perfektion från start. Mitt system blev användbart långt innan det blev bra, och det blir bättre varje vecka just för att jag använder det varje dag.

Det handlar inte om verktyget

Om du är en av de bollar jag tappat tidigare vill jag säga det rakt ut: du var inte oviktig. Du var så viktig att jag designade om hela mitt sätt att arbeta för att inte tappa dig. Det är egentligen det här systemet handlar om. Inte teknik, utan att ta människorna runt mig på allvar.

Vill du att jag berättar mer om hur AI kan bli ett personligt operativsystem för dig eller din organisation? Titta på mina föreläsningar eller hör av dig direkt via kontaktsidan. Jag delar gärna med mig av vad jag lärt mig.